El acceso a la documentación de la comunidad de propietarios

Por Jorge de Diego Retuerta. Asesor de Protección de Datos del CAFMadrid

Siempre ha estado a la orden del día que los propietarios soliciten información relacionada con su comunidad al administrador de fincas (salarios de los conserjes, números de teléfono de otros propietarios, facturas, contratos, etc.). Pero, teniendo en cuenta las limitaciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), ¿hasta qué punto un propietario de una vivienda en régimen de propiedad horizontal puede acceder a la documentación de la comunidad cuando ésta contiene datos de carácter personal?

La comunicación a los propietarios de documentación que alberga datos personales se considera una cesión de datos, definida en la LOPD como “toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado”. Como norma general, para poder realizar una cesión de datos se requiere el consentimiento de los afectados. No obstante, la propia LOPD recoge toda una serie de excepciones a la necesidad de contar con dicho consentimiento. Entre esas excepciones podemos destacar, a los efectos que aquí interesan, la existencia de una Ley que habilite a realizar dicha cesión.

La comunicación a los propietarios de documentación que contenga datos personales se considera una cesión de datos, según la LOPD

Dicho lo anterior, debemos analizar si existe alguna normativa que permita ceder la documentación de la comunidad con datos personales a los propietarios que la soliciten, de tal manera que no necesitemos contar con el consentimiento de las personas afectadas. En este sentido, es importante destacar el art. 20.e) de la Ley de Propiedad Horizontal, el cual recoge, entre las funciones que le corresponde al administrador de fincas, la siguiente: “Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad”.

De lo anterior se puede entender que, más allá de las entregas de documentos que expresamente prevé la Ley de Propiedad Horizontal (por ejemplo, la remisión de actas a propietarios [art. 19]), dicha Ley permite que el administrador facilite documentación de la comunidad a sus propietarios ya que, tal y como dice, dicha documentación debe estar a disposición de los titulares, es decir, de los propietarios. Sin embargo, ¿debe interpretarse este precepto como un “cheque en blanco” para que los propietarios puedan solicitar y obtener del administrador de fincas cualquier tipo de documentación de la comunidad con datos personales?

Interpretación de la AEDP

La propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha reiterado en varias ocasiones que el hecho de que una norma con rango de Ley habilite el tratamiento o cesión de los datos resulta suficiente para considerar dicho tratamiento o cesión amparado por la LOPD, pero es igualmente preciso que se respeten los principios de proporcionalidad y finalidad consagrados por su art. 4.1.

Teniendo en cuenta lo anterior, la AEPD considera que la transmisión de los datos solicitados a los propietarios será lícita siempre que sea necesaria para el adecuado desarrollo de las actividades previstas en la legislación de propiedad horizontal y, en concreto, cuando sea necesaria para una correcta gestión de la comunidad de propietarios. Asimismo, la comunicación de datos deberá limitarse a aquellos datos que en cada caso resultan “adecuados, pertinentes y no excesivos” para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en el presente supuesto viene referido al control del buen gobierno de la comunidad de propietarios.

La comunicación de datos deberá limitarse a aquellos datos que en cada caso resultan “adecuados, pertinentes y no excesivos”

El informe 0261/2013 de la AEPD recoge una serie de ejemplos en los que no se respetaría el principio de proporcionalidad y, por tanto, la cesión de datos no estaría amparada por la LOPD: “Así, cabe señalar, a título de ejemplo, que no cumple el requisito de idoneidad la comunicación de los directorios con los datos de domicilio de los propietarios o sus números de cuenta corriente, en tanto que en nada contribuyen a la finalidad de control de la buena administración de la comunidad de propietarios”.

Guía para Administradores de Fincas

La AEPD reconoce que la información referente a comunidades de propietarios es uno de los temas más consultados en el catálogo de preguntas frecuentes de la página web de la Agencia, y por ello ha publicado una Guía orientada a abordar la protección de datos en las comunidades de propietarios a través de los Administradores de Fincas Colegiados, tanto para facilitar el trabajo de estos, ofreciéndoles una información ajustada a sus necesidades, como para mejorar el nivel global de protección de los ciudadanos.

Los Administradores de Fincas Colegiados, que gestionan el 80% del parque total de viviendas en España, “están legitimados para tratar y disponer de los datos de los copropietarios que resulten necesarios para la gestión ordinaria de los asuntos de la comunidad en virtud de la relación contractual que les vincula con la comunidad, en los términos acordados en la misma y en el marco de la Ley de Propiedad Horizontal”, según se reconoce en la Guía publicada por la AEPD.

 

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